Die Buchhaltung einfach und modern gestalten – Tipps und Tricks zum Jahresbeginn

Zeit für neues

Der Jahreswechsel ist zudem die perfekte Gelegenheit, alle betriebsinternen Prozesse noch einmal zu überprüfen und, falls nötig, etwas zu ändern. Betriebsabläufe sollten hierbei auf Effizienz kontrolliert und die buchhalterischen Tätigkeiten möglichst zeit- und kostensparend erledigt werden. Mit welchen Tipps die eigenen Prozesse optimiert werden können und worauf Geschäftsführer achten müssen, erläutert folgender Artikel.

Digitale Buchführung – sogar am Handy

Für viele Unternehmen ist die Buchführung ein leidiges Thema. Wer keinen Buchhalter eingestellt hat, muss sich als Geschäftsführer selbst um alle Geschäftsvorgänge kümmern – eine trockene Tätigkeit, die von der eigentlichen Arbeit abhält. Deshalb gilt es einen Profi einzustellen, der sich ausschließlich um die Belange der Buchführung kümmert. Je nach Unternehmensgröße macht es zudem Sinn, die Last der Buchführung auf mehrere Schultern zu verteilen.

Wichtig: Nicht jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung durchzuführen. Kleinere Unternehmen müssen lediglich die Einnahme-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, beim Finanzamt einreichen. Dennoch sollte auch hier eine genaue Buchhaltung erfolgen, um am Jahresende keine bösen Überraschungen zu erleben.

Die Buchhaltung umfasst einige Teilbereiche, die ganz klassisch „Bücher“ genannt werden. Dennoch wird die Buchhaltung heute weitgehend digital durchgeführt. Sind mehrere Buchhalter in der Firma beschäftigt, besteht der große Vorteil, dass sie alle ohne Probleme auf die Daten der Buchführung zugreifen können. So haben alle Beteiligten stets den Überblick über alle wichtigen Vorgänge und können direkt miteinander arbeiten.

Mit einer integrierten Buchhaltungs-App ist es zudem möglich, auch von unterwegs Geschäftsvorgänge schnell und einfach in das entsprechende Programm einzupflegen. Das lohnt sich vor allem für Unternehmer, die viele Filialen betreiben und häufig zwischen den einzelnen Standorten pendeln müssen. Mit der digitalen Buchführung am Computer und Handy werden die einzelnen Vorgänge schneller erfasst, sodass mehr Zeit für andere Tätigkeiten bleibt. Hier liegt das Potenzial, bares Geld einzusparen!

Kunden und Mitarbeiter an das Unternehmen binden

Jedes Unternehmen lebt sowohl von motivierten Mitarbeitern als auch von Stammkunden. Deshalb ist es besonders wichtig, sowohl Mitarbeiter- als auch Kundenbindung stets in den Fokus der täglichen Arbeit zu rücken. Im Rahmen des Jahresabschlusses stellen Unternehmen fest, wie das letzte Geschäftsjahr lief und an welchen Stellen Verbesserungspotenzial vorhanden ist. Diese Stellen herauszufiltern, dann dort anzusetzen und entsprechende Prozesse zu optimieren, ist die Aufgabe für den Beginn des neuen Jahres.

Übrigens: Bei der Kundenbindung ist es irrelevant, ob das Unternehmen stationäre Filialen betreibt oder beispielsweise einen Online-Handel. Auch in Online-Shops ist die Kundenbindung zentraler Bestandteil der Prozesse.

Folgende Faktoren sind entscheidend bei der Aufgabe, Kunden langfristig an ein Unternehmen zu binden:

• Guter Kundenservice: Der Kunde möchte sich verstanden und gut aufgehoben fühlen. Schnelle und kompetente Antworten auf Fragen sowie eine gute Problemlösung sind hier essenziell.
• Das richtige Preis-Leistungs-Verhältnis. Je nach Branche sind Kunden bereit, mehr oder weniger für ein Produkt auszugeben. Das richtige Verhältnis des Preises zur Leistung und Qualität des Artikels ist dabei entscheidend.
• Zusätzliche Services. Eine schnelle Lieferung beim Online-Shop, verschiedene Zahlungsoptionen , die Möglichkeit, Produkte auch nach längerer Zeit unkompliziert zurückgeben zu können – diese zusätzlichen Services sind das sprichwörtliche Tüpfelchen auf dem I im Einzelhandel.

Die Mitarbeitermotivation ist neben der Kundenbindung der zweite wichtige Pfeiler des unternehmerischen Erfolgs. Eine gute Arbeitsatmosphäre ist hierbei von immenser Wichtigkeit. Auch wenn es Arbeit ist, sollte die Tätigkeit, der der Arbeitnehmer jeden Tag nachgeht, Spaß machen. Lob und regelmäßiges, konstruktives Feedback vom Vorgesetzten sind zudem unerlässlich, um die Leistung steigern zu können. Auch ein angemessenes Gehalt ist wichtig für die Motivation der Mitarbeiter. Grundsätzlich wird zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation unterschieden.

• Intrinsische Motivation bezeichnet jede Motivation, die von innen kommt. Spaß am Job, der Wunsch, sich weiterzuentwickeln oder im Unternehmen aufzusteigen und der Wunsch, die Welt zu verbessern, sind Beispiele für intrinsische Motivation.
• Extrinsische Motivation kommt hingegen von außen. Geld, Anerkennung vom Chef oder dem Partner oder auch der Wunsch, sich zu profilieren, sind Beispiele hierfür.

Als Geschäftsführer ist es möglich, beide Motivationsformen zu fördern. Es ist dabei auch unerheblich, ob eine gute Leistung aus intrinsischen oder extrinsischen Motiven heraus entsteht, da die Leistung in beiden Fällen gleich ist.

Verantwortlichkeiten neu festlegen

Um die Geschäftsführung zu entlasten, ist es sinnvoll, regelmäßig die Verantwortlichkeiten im Unternehmen zu überprüfen. Dieser Schritt wurde bereits im Rahmen der Buchhaltung angeschnitten. Zum Jahresbeginn ist ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob neue Mitarbeiter benötigt werden und wenn ja, in welchen Bereichen. Gerade in kleinen Unternehmen ist es oft so, dass Geschäftsführer oder Firmeninhaber Aufgaben zusätzlich übernehmen, um keine Mitarbeiter dafür einstellen zu müssen. So soll vermeintlich Geld eingespart werden. Doch die Kehrseite der Medaille ist, dass Geschäftsführer so weniger Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben. Deshalb lohnt es sich häufig, Fachkräfte für Teilbereiche einzustellen. Dazu zählen:

• Projektleiter für einzelne Projekte. Im Rahmen des Projektmanagements ist es sinnvoll, einen Verantwortlichen für das entsprechende Projekt zu benennen. In vielen Fällen finden sich entsprechend qualifizierte Mitarbeiter bereits in der Projektgruppe. Ist dies nicht der Fall, ist ein Projektleiter einzustellen.
• Buchhalter. Wie oben bereits beschrieben, sollte die Buchführung stets von einem Profi durchgeführt werden.
• Assistenz der Geschäftsleitung. Was im Volksmund als „Sekretärin“ oder, noch schlimmer, „Tippse“ genannt wird, ist heutzutage ein wichtiger Beruf mit großem Anforderungsprofil. Häufig wird dieser Beruf auch „Management-Assistenz“ genannt. Im Berufsalltag kann eine Assistenz bei Routineaufgaben unterstützen und die Geschäftsführung so direkt entlasten.

Natürlich ist die Suche nach einem neuen Mitarbeiter oft zeitaufwendig, langfristig ist dieser Schritt jedoch sehr sinnvoll, um das Unternehmen weiter voranzubringen.